Klachtenprocedure

360 Ondernemingsrecht Limited Klachtenregeling

1. Inleiding
   360 Business Law Limited ("het kantoor") is toegewijd aan het leveren van juridische diensten van hoge kwaliteit en het handhaven van uitstekende normen van klantenzorg. Wij begrijpen dat, ondanks onze inspanningen, er momenten kunnen zijn waarop onze dienstverlening niet aan uw verwachtingen voldoet. Dit Klachtenbeleid beschrijft onze aanpak voor het afhandelen van klachten om ervoor te zorgen dat deze snel, eerlijk en transparant worden afgehandeld.
   We waarderen je feedback en zien klachten als een kans om te leren, onze diensten te verbeteren en de klantervaring te verbeteren. We streven ernaar om klachten efficiënt op te lossen en het vertrouwen in onze professionele relaties te behouden.
2. Doel
   Het doel van dit beleid is om:
   Klanten en andere belanghebbenden voorzien van een duidelijke en toegankelijke procedure voor het indienen van klachten.
   Ervoor zorgen dat klachten grondig, onpartijdig en tijdig worden onderzocht.
   Feedback van klachten gebruiken om onze dienstverlening en klantenzorg te verbeteren.
3. Toepassingsgebied
   Dit beleid is van toepassing op:
   - Alle cliënten van 360 Business Law Limited, inclusief particulieren, bedrijven en organisaties die juridische diensten afnemen van het kantoor.
   - Potentiële klanten die problemen hebben ondervonden tijdens het aangaan van de overeenkomst of het inwerkproces.
   - Derden die betrokken zijn bij de diensten van het Kantoor, zoals leveranciers of andere dienstverleners.
   Het kantoor opereert als een ongereguleerd advocatenkantoor in Engeland en Wales en verleent diensten in meer dan 100 rechtsgebieden wereldwijd. Dit beleid regelt specifiek hoe klachten worden behandeld in onze activiteiten in Engeland en Wales en beschrijft onze interne processen voor het aanpakken en oplossen van klachten.
4. Beperkingen van klachten bij regelgevende instanties
   Als niet-gereguleerd advocatenkantoor is 360 Business Law Limited niet geautoriseerd of staat het niet onder toezicht van de Solicitors Regulation Authority (SRA) of enige andere wettelijke regelgevende instantie in Engeland en Wales. Dit heeft invloed op de wegen die beschikbaar zijn voor klanten en andere entiteiten voor het escaleren van klachten:
   - Klachten bij de SRA: De SRA reguleert advocaten en erkende advocatenkantoren. Het reguleert geen ongereguleerde juridische dienstverleners, waaronder 360 Business Law Limited. Bijgevolg hebben klanten niet het recht om te klagen bij de SRA over onze diensten, en de SRA kan geen klachten onderzoeken of disciplinaire maatregelen tegen ons nemen.
   - Klachten bij de juridische ombudsman: De juridische ombudsman is verantwoordelijk voor het behandelen van klachten over gereguleerde juridische professionals en bedrijven. Als een niet-gereguleerde entiteit, kunnen klachten over de diensten van 360 Business Law Limited niet worden doorverwezen naar de juridische ombudsman voor onderzoek of genoegdoening.
   - Misrepresentatie van gereguleerde status: Als een niet-gereguleerde onderneming zich ten onrechte voordoet als een gereguleerde onderneming, kan dit worden gemeld aan de SRA, die actie kan ondernemen tegen valse beweringen. Dit proces biedt echter geen directe oplossing voor individuele klachten over dienstverlening.
   Gezien deze beperkingen moedigen wij cliënten aan om de interne klachtenprocedure van het kantoor, zoals beschreven in dit beleid, te gebruiken als de primaire methode om eventuele problemen op te lossen.
5. Een klacht indienen
   Als je ontevreden bent over een aspect van onze service, moedigen we je aan om je zorgen zo snel mogelijk aan ons kenbaar te maken. Klachten kunnen op een van de volgende manieren worden ingediend:
   - Adres: 360 Business Law Limited, 377-399 London Road, Camberley, Surrey, GU15 3HL
   - E-mail: complaints@360businesslaw.com
   - Telefoon: +44 0333 772 0926
6. Informatie die nodig is om uw klacht te verwerken
   Om ons te helpen je klacht efficiënt te behandelen, vragen we je de volgende informatie te verstrekken:
   - Je gegevens: Vermeld je volledige naam, adres, contactgegevens en eventuele relevante referentienummers.
   - Aard van de klacht: Geef een duidelijke en gedetailleerde beschrijving van de kwestie, inclusief relevante data, tijdstippen, de namen van eventuele betrokken medewerkers en specifieke zorgen.
   - Ondersteunende documentatie: Voeg alle relevante documenten bij, zoals e-mails, brieven of andere mededelingen, die ons kunnen helpen om je klacht te begrijpen.
   - Gewenst resultaat: Specificeer de oplossing die je zoekt, zoals een verklaring, een verontschuldiging, een verandering in de procedure of een specifieke corrigerende actie.
7. Onze klachtenprocedure
   Onze klachtenafhandelingsprocedure is ontworpen om ervoor te zorgen dat uw zorgen grondig en onpartijdig worden behandeld. De stappen in onze procedure zijn als volgt:
   1. Bevestiging van uw klacht
   We zullen binnen drie werkdagen een ontvangstbevestiging sturen. Deze bevestiging bevat de naam en contactgegevens van de persoon die je klacht behandelt en een overzicht van de volgende stappen.
   2. Onderzoek van de klacht
   Een senior medewerker van het kantoor, die niet direct bij de zaak betrokken is geweest, zal een onafhankelijk onderzoek uitvoeren. Dit kan inhouden dat relevante dossiers worden bekeken, overleg wordt gepleegd met betrokken medewerkers en alle informatie die u verstrekt in overweging wordt genomen.
   3. Resultaat en respons
   We streven ernaar om binnen 14 werkdagen na ontvangst van je klacht schriftelijk te reageren. In onze reactie zullen we:
   o Vat je klacht en de genoemde kwesties samen.
   o Schets de stappen die zijn genomen tijdens ons onderzoek.
   o Onze bevindingen en conclusies geven.
   o Eventuele acties die we voorstellen om de klacht op te lossen, inclusief oplossingen of stappen om soortgelijke problemen in de toekomst te voorkomen.
   Als we meer tijd nodig hebben om een grondig onderzoek uit te voeren, stellen we je op de hoogte van de vertraging en geven we een bijgewerkt tijdschema voor onze reactie.
   4. Oplossing en afsluiten van de klacht
   Als u tevreden bent met onze reactie, sluiten we de klacht, documenteren we het resultaat en implementeren we alle noodzakelijke vervolgacties. Als u ontevreden blijft, hebt u het recht om een verdere beoordeling aan te vragen.
8. Escalatieproces
   Als u niet tevreden bent met de eerste reactie op uw klacht, kunt u de zaak laten escaleren door te schrijven naar de CEO op het volgende adres:
   Robert Taylor CEO en algemeen adviseur
   360 Business Law Limited
   377-399 London Road, Camberley, Surrey, GU15 3HL.
   De CEO & General Counsel zal uw klacht opnieuw onderzoeken, eventuele aanvullende zorgen in overweging nemen en binnen 14 werkdagen na ontvangst van uw verzoek om escalatie reageren. Het antwoord van de CEO & General Counsel is definitief.
9. Alternatieve geschillenbeslechting (ADR)
   In het geval dat we uw klacht niet via ons interne proces kunnen oplossen, kunt u overwegen om gebruik te maken van alternatieve geschillenbeslechtingsmechanismen (ADR), zoals bemiddeling of arbitrage. ADR kan een neutrale, kosteneffectieve manier zijn om geschillen op te lossen zonder toevlucht te nemen tot een rechtszaak. Indien gewenst, kunnen we informatie verstrekken over geschikte ADR-aanbieders.
10. Leren van klachten
    360 Business Law Limited ziet klachten als een waardevolle bron van feedback. Alle klachten worden beoordeeld om patronen of trends te identificeren die kunnen wijzen op gebieden voor verbetering. Dit proces helpt ons om onze diensten te verfijnen en de zorg voor onze klanten te verbeteren. Er worden regelmatig trainings- en feedbacksessies gehouden met het personeel om ervoor te zorgen dat de lessen die uit klachten worden geleerd, worden verankerd in onze werkwijzen.
11. Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming
    Alle klachten worden vertrouwelijk behandeld. De informatie die je verstrekt wordt alleen gedeeld met degenen die betrokken zijn bij het onderzoeken en oplossen van je klacht. We voldoen aan de UK General Data Protection Regulation (UK GDPR) en de Data Protection Act 2018 om ervoor te zorgen dat je persoonlijke gegevens veilig en verantwoord worden behandeld.
12. Bijhouden van gegevens
    We houden gedetailleerde dossiers bij van alle ontvangen klachten, inclusief de aard van de klacht, het onderzoeksproces, de uitkomst en eventuele acties die zijn ondernomen. Deze gegevens worden minimaal zes jaar bewaard en worden periodiek beoordeeld om ervoor te zorgen dat we blijven voldoen aan onze normen voor klachtenafhandeling.
13. Controle en herziening van het klachtenbeleid Dit beleid wordt jaarlijks herzien om ervoor te zorgen dat het effectief en relevant blijft en in lijn is met de best practices in de sector. Eventuele wijzigingen in het beleid worden gecommuniceerd naar klanten en relevante belanghebbenden om transparantie en voortdurende naleving te garanderen.
14. Contacteer ons
    Als u vragen hebt over dit beleid, meer hulp nodig hebt of feedback wilt geven, kunt u het volgende doen contact met ons opnemen met behulp van de bovenstaande gegevens.